Одна строка — одна понятная сущность
Сначала реши, что означает строка: товар или его вариант. Если у футболки разные размеры и остатки, системе нужен способ различать варианты и связывать их с общей карточкой. Объединённые ячейки и цветовые пометки удобны человеку, но для загрузки лучше отдельные колонки с явными значениями.
Минимальный набор зависит от каталога. Часто нужны артикул, название, категория, описание, характеристики, единица измерения и ссылка на изображение. Цены и остатки добавляются, если они действительно используются. Не заполняй отсутствующие сведения выдуманными значениями.
Выбери устойчивый идентификатор
Название может поменяться, поэтому обновлять товар только по названию рискованно. Подойдёт уникальный артикул или другой постоянный идентификатор. Для вариантов может понадобиться отдельный артикул. Перед импортом проверь повторы и пустые значения.
Артикулы с ведущими нулями нужно хранить как текст. Иначе «00125» может превратиться в «125» ещё при открытии таблицы. Отдельно договорись, что означает отсутствие товара в новой выгрузке: снять с публикации, оставить без изменений или пометить для проверки.
Согласуй формат CSV
CSV — текстовая таблица с разделителями. В разных программах это могут быть запятые или точки с запятой. Важно заранее выбрать кодировку, разделитель, формат чисел и правила для кавычек. В описании товара могут встречаться переносы строк, поэтому нельзя надёжно разбирать такой файл простым делением по каждой запятой.
Единицы измерения лучше хранить явно. Значения «120 см» и «1,2 м» должны сравниваться по согласованному правилу. Для многострочных описаний и сложных характеристик иногда удобнее исходный файл Excel; формат выбираем под реальные материалы.
Изображения тоже требуют проверки
Ссылка должна вести на доступный файл, который разрешено использовать. Нужно понять, какое изображение главное, как задаётся порядок остальных и что делать, если файл недоступен. Таблица с путями к фотографиям на чужом компьютере сама по себе не переносит эти фотографии на сайт.
Обработку изображений, подготовку недостающих описаний и настройку импорта согласуем как конкретный объём. Загрузка подготовленной таблицы и ручное создание карточек с нуля — разные работы.
Сначала — пробная загрузка
Проверь небольшую выборку с обычным товаром, несколькими вариантами, длинным описанием, пустым полем и повторным артикулом. Сравни карточки с исходником, затем обнови ту же выборку повторно: новые дубли появляться не должны.
Перед массовым изменением нужен способ восстановить предыдущее состояние. В отчёте импорта полезны числа добавленных, обновлённых и пропущенных записей и конкретные ошибки. Для обсуждения пришли обезличенный фрагмент таблицы и опиши, где сейчас ведётся ассортимент. Не отправляй доступы к рабочей системе в форме заявки.